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Décryptage : la régularisation des charges locatives

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Lorsqu’un propriétaire encaisse des provisions sur charges de la part de son locataire, il est tenu de faire une régularisation annuelle.

Reuters

En cas de location nue, le locataire ne doit régler que ce qu’il consomme réellement en matière de charges. Toutefois, les charges réelles n’étant connues qu’a posteriori, les propriétaires ont l’habitude de faire payer une provision.

La provision

Le bailleur peut demander le paiement d’une provision sur charges s’il est en mesure de justifier sa demande et s’il procède à une régularisation annuelle des charges.

Concernant la justification du montant demandé, celui-ci doit être en rapport avec les charges réellement attendues. La demande peut s’appuyer sur les résultats des années passées ou sur le budget prévisionnel s’il s’agit par exemple d’une copropriété.

La régularisation

Elle doit avoir lieu une fois par an mais pas nécessairement à la date anniversaire du bail. Elle peut par exemple être faite au moment où le propriétaire reçoit l’état des charges réelles de la copropriété.

Un mois avant la régularisation effective, le propriétaire doit envoyer à son locataire le décompte des charges par nature. Si le bien est en copropriété, la répartition suit celle du règlement de la copropriété. Dans le cas contraire, le bailleur doit adopter les clés de répartition les plus équitables possibles (par exemple pour le chauffage).

Bien entendu, seules les dépenses à la charge du locataire doivent être intégrées au décompte.

Si les charges réelles excèdent les provisions, le bailleur est en droit de réclamer la différence au locataire. Dans le cas contraire, il procède au remboursement du trop-perçu. Les charges réelles peuvent permettre d’ajuster le niveau des provisions pour l’année suivante.

Il est également à noter que le propriétaire doit à mettre à disposition du locataire les pièces justificatives (comptes de la copropriété par exemple) pendant les 6 mois qui suivent l’envoi du décompte. Depuis le 1er janvier 2015, le locataire peut demander l’envoi d’un récapitulatif par voie postale ou électronique.

Régularisation tardive

Le locataire peut obtenir des délais de paiement lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant la fin de l’année qui suit la date d’exigibilité. Sur demande, le locataire peut alors payer la somme due par douzième.

Prescription

En 2014, la loi Alur a changé la donne puisque la prescription est passée de 5 ans à 3 ans. Pour les baux signés depuis mars 2014, le propriétaire ne peut donc remonter au-delà de 3 ans en cas de régularisation tardive.

Régularisation à la fin du bail

Lorsque le locataire quitte le logement, la régularisation des charges réelles est impossible tant que le propriétaire n’est pas en possession de son récapitulatif annuel. Afin de se couvrir, il peut donc retenir 20% du dépôt de garantie jusqu’à la dernière régularisation à effectuer.

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