Copropriétés : les syndics vont être obligés de fournir presque tous les documents en ligne

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Un décret vient de fixer la liste précise des documents dématérialisés que le syndic devra obligatoirement fournir à compter du 1er juillet 2020.

Les Provinces

Si vous habitez en copropriété, vous avez certainement constaté que l’espace sécurisé en ligne mis à disposition par votre syndic n’est pas toujours à jour et ne vous propose parfois que le strict minimum, c’est-à-dire les derniers comptes-rendus d’AG, le règlement de copropriété ou vos appels de paiement de charges. Cela va bientôt changer car un décret vient de fixer la liste précise des documents dématérialisés que le syndic devra obligatoirement fournir à compter du 1er juillet 2020 et elle est bien garnie...

Documents pour l'ensemble des copropriétaires

La liste des documents qui devront être accessibles à l'ensemble des copropriétaires est la suivante :

  • Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés
  • La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic
  • Le carnet d'entretien de l'immeuble
  • Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité
  • Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
  • L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat
  • Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours
  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées
  • Le contrat de syndic en cours.

Documents individuels par copropriétaire

Concernant les documents relatifs au lot d'un copropriétaire, vous pourrez trouver en ligne :

  • Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle
  • Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire
  • Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle
  • Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Documents réservés aux membres du conseil syndical

Certains documents devront aussi être mis à disposition uniquement des membres du conseil syndical pour l'exercice de leurs missions d'assistance et de contrôle :

  • Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu
  • Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
  • Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré
  • La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic
  • La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité

Pénalités applicables

Un autre décret applicable dès à présent fixe le montant minimal des pénalités imputables au syndic en cas d'absence de communication des pièces au conseil syndical. Il prévoit que la pénalité applicable à défaut de transmission par le syndic de certaines pièces relatives à la gestion du syndic et, de manière générale, à l'administration de la copropriété, est fixée au minimum à 15 euros par jour de retard, au-delà du délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical.

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